Gmailのフィルタ設定（自動振り分け設定）｜複数条件についても解説

Gmailを利用していて、ついいろいろなメールマガジンなどを登録してしまい、本当に必要なメールが埋もれてしまうことなどはないでしょうか？

本稿ではGmailの自動振り分け設定をおこない、Gmailの見やすさを向上させるテクニックをご紹介します。
また、自動振り分けの複数条件の設定方法についても解説します。

自動振り分け設定

Gmailにおける自動振り分け設定とは、文字通りメールを自動でグループに分けてくれる機能です。

Gmailにおいて、メールのグループ分けは「フォルダ」ではなく、「ラベル」というグループで管理されます。

フォルダの場合１件のメールは１つのフォルダにしか入れられませんが、ラベルの場合１件のメールに複数のラベルをつけることができます。

そのためフォルダによる管理よりも、柔軟な管理を行うことができます。

メールの自動振り分けはとても簡単です。

今回はZoomからのメールを例に解説したいと思います。

すでに自動振り分け設定を利用している方、複数条件に付いて知りたい方は次章において解説しているので読み飛ばしていただいて構いいません。

まずルールを作成したいメールを開き、タイトル上部の「︙」を押し、「メールの自動振り分け設定」を選択します。

すると以下の画面が表示されますが、この状態だと開いているメールと同じメールアドレスについてのルールが作成されます。
以下の画面の場合メールアドレスが「no-reply@zooom.us」であるメールがすべてフィルタリングの対象になります。

私が主に利用している条件を以下にまとめました。

条件名	利用方法
From	送信者メールアドレスの指定　おそらく最も利用する条件だと思います。
To	宛先メールアドレス　自分以外の人が宛先に入っている場合に利用します。
件名	入力した単語が件名に含まれるメールを抽出します。
含む	入力した単語が本文中に含まれているメールを抽出します。また細かい設定についても行うことができます。
含まない	入力した単語が本文中に含まれていないメールを抽出します。

条件名とそれぞれの利用方法

「検索」ボタンは現在入力したルールに当てはまるメールの一覧を表示してくれるので、自分の思った通りにルールが適用されているかどうかを確認する際に利用します。

まずは基本編なので、ここでは「フィルタを作成」を押します。

すると以下の画像のようなチェックボックスが現れます。

私が主に利用している処理をいかにまとめました。

チェック	用途
受信トレイをスキップ	受信トレイに表示されなくなるので、受信トレイがすっきりします。
ラベルを付ける	ラベルを付けることで、メールをフォルダ分けのように管理できます。
重要マークを付ける or 付けない	デフォルトだとGmailが勝手に重要マークを付けたり付けなかったりするので、よっぽど重要なメールに対して以外は重要マークを付けないようにしています。
X通の一致するメールにもフィルタを適用する	条件に一致するメールにフィルタを適用してくれるので、フィルタの作成、更新をした際はチェックを付けるようにしています。

チェックボックスとそれおぞれの用途

ここではラベル分けを行いたいので、「ラベルを選択」をクリックし、「新しいラベル」からメールにつけるラベル名を入力します。

ここでは「Zoom」としました。

この状態で、「ラベルを付ける」、「一致するメールにフィルタを適用」にチェックを入れ、「フィルタを作成」ボタンを押すとそのフィルタが作成され、メールが分類されるようになります。